مفاهيم أساسية حول المعلومات

من طرف المدير العام الجمعة يوليو 15, 2011 2:28 pm

مفاهيم أساسية حول المعلومات
أصبحت المعلومـات السمـة البـارزة للعصر الحديث لدرجة تسميته بعصر المعلومات والاتصـالات،حيث تمثل الركيزة الأساسية لصنع واتخاذ القرار سواء على المستوى الكلي لرسم سياسات التنمية المختلفة، أو على المستوى الجزئي لرسم استراتيجيات المؤسسات، وقد عرفت المعلومات انفجار كبير نظرا لتزايدها بمعدلات كبيرة نتيجة التطورات الاقتصادية والتكنولوجية.
1- مفهوم المعلومات
إن الميزة الأساسية في العصر الحديث هي سرعة تداول وتبادل المعلومات في كل الأوقات والظروف أو ما يسمى بالمد المعلوماتي للبيانات، لاسيما بعد اتساع دائرة المعرفة والبحث والتطوير في شتى المجالات وظهور الأجهزة الالكترونية المستخدمة في تكنولوجيا المعلومات من حيث طرق تجميعها، معالجتها، حفظها واسترجاعها بالسرعة والوقت المناسبين، لذلك أصبحت المعلومات ذات أهمية بالغة في المساعدة على اتخاذ القرارات في جل المؤسسات. إذن مالمقصود بالمعلومات؟
قبل التطرق إلى تعريف المعلومة يجب الإشارة إلى الدلالة اللغوية لهذا المصطلح:
- المعلومة مشتقة من الفعل Informer والمأخوذ من أصل المصطلح اللاتيني Informare الذي يشير إلى إعطاء شكل أو حالة Forme.
ان التعريف البسيط قدم فقط ترجمة لكلمة informare اللاتينية دون تقديم مفهوم واضح حول المعلومة.
أما اصطلاحا فنجــد:
تعرف المعلومة بأنها: "مجموعة من البيانـات المنظمة والمنسقة بطريقة توليفية مناسبة، بحيث تعطي معنى خاص وتركيبة متجانسـة من الأفـكار والمفاهيم، تمكـن الإنسان من الاستفـادة منها فـي الوصول إلى المعرفة واكتشافها".
من التعريف نلاحـظ أن المعلومـة مرتبطة بمصطلح البيانات من جهة وبمصطلح المعرفة من جهة أخــرى، كما أن المعرفة هي الحصيلة النهائية لاستخدام واستثمار المعلومات.
المعلومة هي:" موضوع التقنية العالمية، او على نحو أدق البيانات الخام والمعلومات الناتجة عن معالجة البيانات والتي توصف في نطاق الحوسبة بالمعطيات، وهو وصف أكثر دقة باعتبارها بيانات مدخلة للحاسوب لمعالجتها وتقديمها لمتلقي المعلومات مخرجة" .
علـى أسـاس هـذا التعريف فان المعلومـات هي ما نحصـل عليه نتيجة لمعالجة البيانات بطريقة تسمح
بالاستفادة منها وتزيد من مستوى المعرفة، وعادة ما تتمثل هذه الطريقة في البرمجيات والأساليب الفنية المستخدمة في الحواسيب.
المعلومة:" عبارة عن بيانات تم تصنيفها وتنظيمها بشكل يسمح باستخدامها والاستفادة منها، وبالتالي فالمعلومات لها معنى وتؤثر في ردود أفعال وسلوك من يستقبلها."
يتبين من التعريف ان البيانات هي المادة الخام اللازمة لإنتاج المعلومات، حيث تحول البيانات إلى معلومات ذات قيمـة للاستفادة منها، وفي هذه الحالة تعتبر البيانات مدخلات يتم معالجتها للحصول على المخرجات التي هي عبارة عن المعلومات.
ويلاحظ وجود علاقة بين عناصر أساسية هي البيانات والمعلومات والمعرفة والتي يمكن توضحيها من خلال التعاريف التالية التالي:
البيانـات: "هي مجموعة من الحقائـق التي تعبر عن مواقف وأفعـال معينة وهي ما يطلق عليها Entités أي كيانات مستقلة ويتم التعبير عنها بالكميات أو الرموز أو الأرقام، وغالبا ما تستمد تلك البيانات من واقع المستندات المستخدمة داخل المؤسسة أو تلك المستندات التي تعبر عن التعاملات التي تتم بين المؤسسة والغيـــر."
المعلومات:"هي نتائج تحويل هذه البيانات بواسطة النظام إلى مجموعات مختارة من البيانات مجمعة بطريقة معينة مما يزيد من قيمتها بالنسبة للمستفيد أو المستخدم، أي أن المعلومات تعتبر الناتج النهائي من عملية تشكيل البيانات لذا فهي تمثل مجموعة بيانات مبوبة ومرتبة ومعدة للاستخدام في غرض معين."
أمـا المعرفـة فقـد وردت الكثيـر من التعاريـف حولهـا من بينهـا أن المعرفـة فـي اللغـة هـي: " درايـة، علـم، القـدرة على فهـم الشيء".
من خلال هذه التعاريف نلاحظ ارتباط المعلومات بالمعرفة، إذن فمصطلح المعلومة مرتبط بمصطلح البيانات من جهة وبمصطلح المعرفة من جهة أخرى، كما أن المعرفة هي الحصيلة النهائية لاستخدام واستثمار المعلومات. .
2- خصائص المعلومات وأهميتها
إن درجة الاستفادة من المعلومة بشكل كبير يتوقف على نوعية المعلومة المتحصل عليها من ناحية القيمة، تعتمد مساهمة نظم المعلومات في أعمال وأنشطة المؤسسة على جودة هذه المعلومات، فإذا كانت هذه الجودة أٌقل من المستوى المطلوب فان مستخدم هذه المعلومات يكون في موقف خطر، وللمساعدة على تحديد المعلومات الجيدة يمكن تحديد عدة عوامل تؤخذ بعين الاعتبار.
1 - العمر، الوقتية والأفق الزمني: ترتبط هذه الخصائص جميعها بالوقت، فعمر المعلومات يشير إلى مقدار الوقت الذي مضى على إنتاجها .
2-الملائمة: بمعنى أن تتلاءم المعلومات مع الغرض الذي أعدت من أجله، ويمكن الحكم على مدى ملائمة أو عدم ملائمة المعلومات بكيفية تأثير هذه المعلومات على سلوك مستخدميها. فالمعلومات الملائمة هي تلك التي تؤثر على سلوك متخذ القرار وتجعله يعطي قرارا يختلـف عن ذلك القـرار الذي كان يمكن اتخـاذه في حالة غياب هده المعلومات، فعلى سبيل المثال المعلومات التي تساعد في اتخاذ القرار لشـراء سيـارة فرنسيـة لن تكون ملائمة إذا كان المطلوب شراء سيارة يابانية.
3 - السهولة والوضوح: بمعنى أن تكون المعلومات واضحة ومفهومة لمستخدمها فلا يجب أن تتضمن المعلومات أي ألفاظ أو رموز أو مصطلحات أو تعبيرات رياضية ومعادلات غير معروفة ولا يستطيع مستخدم هذه المعلومات أن يفهمها فالمعلومات الغامضة غير المفهومة لن تكون لها أي قيمة حتى ولو كانت ملائمة وثم تقديمها في الوقت المناسب لمتخذ القرار.
4 – الدقة والبساطة : دقة المعلومات تعني تلك الصورة المعبرة التي تعكسها المعلومة عن الواقع، فإذا كانت غير دقيقة فإنها تظلل متخذ القرار ولا تساعده في عمله. وتختلف درجة الدقة المطلوبة في المعلومات حسب المدى الزمني الذي تغطيه هذه المعلومات، فإذا كانت المعلومات عبارة عن تنبؤات مستقبلية فان درجة دقتها تقل كلما تناولت مستقبلا بعيدا والعكس صحيح. أما فيما يخص بساطة المعلومات فإنها تساعـد مستعمليها في فهمها وتحليلها لأنها إذا كانت معقدة فانه يستلزم جهدا إضافيا لتفسيرها .
5- الشمول: بمعنى أن تكون المعلومات المقدمة معلومات كاملة تغطى كافة جوانب اهتمامـات مستخدمها أو جوانب المشكلة المراد أن يتخذ بشأنها قرار. كما يجب أن تكون هذه المعلومات في شكلها النهائي بمعنى أن لا يضطر مستخدمها إلى إجراء بعض عمليات تشغيل إضافية حتى يحصل على المعلومات المطلوبة.
6- المرونة: وهي تشير إلى قابلية المعلومات على التكيف لاستخدام أكثر ولأكثر من غرض.
7-قيمة المعلومة: تتوقف صلاحيـة نظام معالجــة المعلومـات علـى قيمـة المعلومة التـي يوفرها العنصـران الرئيسيين في تكوين القيمة وهما كمية وتكلفة المعلومات.

والمعلومة التي تكسب كل هذه الخصائص فإنها تلعب دورا وأهمية بالغة في المؤسسة، حيـث تجعـل هذه الأخيرة تبحث عنها باستمرار لتحقيق أهدافها الإستراتيجيـة. وبما أن المعلومـة قـد أصبحـت كسلعة اقتصاديــة تنتـج، تـوزع وتجمـع بالإضافـة إلا أنها مـورد هـام جـدا تتهافـت عليها كل الجهـات الاقتصادية، الاجتماعية، العسكرية والسياسيـة.

وتكمن أهمية المعلومة فــي:
أن المؤسسة تسعى لاستخدام كافة الموارد بالطريقة التي تمكنها من تحقيق مزايا تنافسية وأحد أهمالموارد التي تمكن المؤسسة من الحصول على هذه المزايا التنافسية هي المعلومات.فتعد المعلومات أحد الموارد الجوهرية للمؤسسة في العصر الحالي ولكي تحافظ المؤسسة على بقاءها فهي ملزمة بمتابعة مختلف المستجدات وهذا بتكييفها مع بيئتها ولا يحدث ذلك إلا بتوفر كم هائل من المعلومات سواء داخلية أو خارجية وإذا أرادت التفوق والازدهار فيجب عليها أن تتفوق على غيرها فيما يتعلق بهذه الموارد.
ولقـد أدى هـذا إلـى اتسـاع دور المعلومات من مجرد توفير احتياجات المؤسسة من المعلومات إلى قيادتها لعملية التغير والتطور، سواء كان هذا التطور بالنسبة للمنتجات أو لأساليب التسيير، وهي تضمن كذلك الاتصال داخل المؤسسة وهذا ما يضمن التنسيق والانسجام بين مختلف المستويات والوحدات بهدف ترشيد مختلف القرارات على مستوى المؤسسة.ولا تقتصر استفادة المؤسسة من المعلومات في إدارة أمورها الداخلية بل تستفيد من ذلك في إدارة أمورها الخارجية أيضا وفي تحديد علاقتها بمحيطها، فالمستثمرون يستفيدوا من المعلومات عن المؤسسة في قياس مدى صحة الأداء المالي. كما يستفيد المقرضون والممولون من هذه المعلومات في الحكم على مدى إمكانية إقراضها،وتستفيد الأجهزة الرقابية الحكومية من المعلومات عن المؤسسة في متابعة تنفيذها للقواعد واللوائـحوالإجـراءات والقوانين.أما ال**ائـن فهـم يستفيـدون من المعلومات عن المؤسسة في تقرير تعاملهم معها وشراء منتجاتهافعلى المؤسسة أن تؤمن المعلومات اللازمة التي تكفل اتخاذ القرار الصحيح وبالتالي الأداء الجيدوالسليم.

بالإضافة إلى هذا فان المعلومات تكتسي أهمية بالغة في المؤسسة وتتمثل فيمايلي:
1-المعلومات أداة ودعامة لتنسيق إجراءات التسيير: تستخدم الإدارة المعلومات في قيامها بجميع وظائفها من تخطيط وتنفيذ ورقابة على القيام بوظائف المؤسسة، حيث أن اتخاذ القرارات هو جوهر العمليـة الإدارية التي تختص بمواجهة المشكلات، فان استخدام المعلومات في اتخاذ القرارات يعد من أهم الأغراض التي تحتفـظ المؤسسات بالبيانات من أجله .
2-المعلومـات وسيلة لدعم المعرفة الفرديـة فـي المؤسسة: إن المعرفـة هي نتيجة لاستثمار المعلومات، إذ بدون المعلومة لا يكون هناك تصور ولا يكون هناك تكوين أو اكتساب لمعارف ومهارات جديـــدة.
3-المعلومة أداة للتواصل مع المحيط: كلما زاد تعقيد المحيط الخارجي للمؤسسة كلما زادت حاجة المؤسسة للمعلومة الخاصة بها، حيث يعتبر الموردين وال**ائن والسلطات العمومية من أهم الناشطين في محيط المؤسسة الذين يؤثرون على نشاط المؤسسة، وعليه يستوجب على المؤسسة أن تكون على علم بما يحيط بها في كـل وقـت.
4-المعلومة أداة للاتصال: الاتصـال هـو النشـاط الأساسي الذي تندرج تحته كافة أوجه النشاط الإعلامي والإعلاني والدعائي، فهو العملية الرئيسية التي يمكن أن تنطوي على عملية فرعية أو أوجه شـاط متنوعة قد تختلف من حيث أهدافها ولكنها تتفق جميعا في أنها عمليات اتصال بالجماهير ومنها: الإعلام، المعلومات، الدعاية، الإعلان، والعلاقات العامة.

3- مصادر المعلومات وأنواعها
أصبحـت المعلومات موردا جوهريـا للمؤسسات في العصـر الحالي، فلكـي تحافظ المؤسسات علـى بقائـها، فهـي ملزمـة بان تجمـع وتصفـي وتخـزن وتستخـدم كمـا هائـلا من المعطيـات والمعلومات، أما إذا أرادت تحقيق الميزة التنافسيـة لها فيجب عليها أن تتفوق علـى غيرها فيما يتعلـق بهذا المورد الاقتصادي الجديد.وسوف نتطرق إلى مختلف المصادر التي تتحصل من خلالها المؤسسـة على المعلومــات.
الفرع الأول: مصادر المعلومات
تختلف المعلومات المطلوبة تبعا للأهداف الموضوعة وكيفية تحقيقها، وتتفاوت الحاجة إلى المعلومات طبقا لتباين أحجام المؤسسات، وطبيعة مشكلاتها، فالمؤسسات الكبرى تحتاج بطبيعة الحال إلى كمية معلومات أوفر من المؤسسات الصغرى، ويمكن تقسيم المعلومات إلى:
1-المصادر الداخلية: حيث تنتج وظائف وإدارات ومصالح المؤسسة المعلومات يوميا، وكذلك بالنسبة لأشخاص داخل المؤسسة كالرؤساء والمشرفين والمدراء بمختلف مستوياتهم، ولا تقتصر هـذه المعلومات على الاتصالات الرسمية والطرق الرسمية للاتصال بل أن المعلومات تستقبل كذلك بطرق غيـر رسميـة من خلال الاتصالات العرضية وغير النظامية.
2-المصادر الخارجية: تصدر هذه المعلومات من المحيط الخارجي للمؤسسة، ويمكن الحصول على هذه المعلومات مـن:
أ‌- موردي المعلومات: وهم الذين يقدمون المعلومة للمؤسسة التي تريد أن تشتري المعلومات مثل معهد سبر الآراء، بنك المعطيات القانونية.
ب‌- الانترنت: وهي البيانـات والمعلومات التـي تجمعها وتنظمها وتجهزها المؤسسات من كافة أنحاء العالم، وتعرضها على موقعها على شبكة الانترنت الدولية ليتسنى للجميع تداولها والاستفادة منها.
ت‌- وسائل الإعلام المكتوبة والمسموعة والمرئية.
ث‌- الهيئات الوطنية والدولية التي مهمتها تجهيز المعلومة والتعليق على هذه المعلومات.
ج‌- الدراسات والبحوث والتقارير العلمية.

* أنواع المعلومات
تتطلب الأنواع المختلفة من النشاطات داخل المؤسسة وكذا الاتخاذ المستمر للقرارات، استهلاك مختلف المعلومات بصفة دائمة ومستمرة لأنه قد يكلف المؤسسة عند عدم اختيار واستهلاك الأنواع المناسبة من المعلومات خسارة أو تأخرا كبيرا كونها تعيش في محيط يتميز بالتنوع وعـدم الاستقرار.بالإضافـة إلى قوة المنافسين الذين ينتهزون الفرص عند حصولهم على معلومة ما تخدم مصلحتهم، دون أن ننسى سرعة التطور التكنولوجي الذي يشهده العالم الآن من اجل استيعاب اكبر كمية من المعلومات من أجل المحافظة على بقائها وضمان استمراريتها.
لقد قدمت عدة أنواع من المعلومات، وحاولنا أن نستعرضها من خلال مختلف المعايير :
* الإطار الزمني للمعلومة :
حيث نجد المعلومات التاريخية والمعلومات التنبئية، فبالنسبة للمعلومات التاريخية يمكن استخدامها لإيجاد حلول بديلة لمشكلة ما، أما بالنسبة للمعلومات التنبئية فتستخدم في تصميم الحلول البديلة تمهيدا لمرحلة الاختيار، ويعتقد بعض خبراء نظم المعلومات انه لا قيمة للمعلومات إلا إذا كانت مفاجأة لمن يستقبلها، وبالرغم من ذلك فإذا طابقت المعلومة مع ما نتوقعه فإنها تساهم في تخفيض مستوى الخطورة التي تتعرض لها المؤسسة.
* الإطار الاقتصادي والعلمي للمعلومة :
في هذا الإطار نجد :معلومات تجارية متعلقة بالطلب، معلومات صناعية متعلقة بالعرض، معلومات علمية، التكنولوجية والتقنية المتعلقة بأساليب الصنع، معلومات تنظيمية متعلقة بالقوانين وأخيرا معلومات حول النشاط والتي تخص مختلف أبعاد وظائف المؤسسة.
* الإطار التقني للمعلومة :
حيث نميز بين المعلومة القياسية والمعلومة الرقمية. فالمعلومة القياسية لديها صفة متواصلة مثل شدة التيار الكهربائي، الحرارة، الصوت أما المعلومة الرقمية فهي متقطعة أساسا مثل الحروف الأبجدية.
* مصدر المعلومة :
أين نميز بين المعلومة الداخلية والمعلومة الخارجية فالمعلومة الداخلية هي التي تنتج من طرف المؤسسة بنفسها بحيث نجدها في شكل ملفات، إحصائيات، وتقارير لمختلـف المصالـح، توجيهات وتعليمات …الخ أما بالنسبة للمعلومة الخارجية فهي التي تصدر من خارج المؤسسة كالهيئات الرسمية، قاعدة المعطيات وشبكات المعلومة…الخ.

* مدة حياة المعلومة :
حيث نجد المعلومة الدائمة والمعلومة المؤقتة، تتميز المعلومة الدائمة بكونها ثابتة في معظم الأحيان أي أنها لا تتغير مثل تاريخ الميلاد، في حين أن المعلومة المؤقتة هي التي تتغير مع مرور الزمن نتيجة عوامل عدة مثل عدد السكان.
*اتجاه تنقل المعلومة :
هناك معلومة صاعدة، معلومة نازلة ومعلومة أفقية، تتمثل المعلومة الصاعدة في المعلومة التي تتجه من القاعدة إلى القمة كالاقتراحات المقدمة من طرف العمال نحو الإدارة. والمعلومة النازلة هي المعلومة الآتية من القمة نحو القاعدة كالأوامر التي تصدر من الإدارة العامة، بينما المعلومة الأفقية هي التي تتداول بين المصالح أو بين الأشخاص من نفس المستوى.
*كيفية استقبال المعلومة :
حيث نميز بين المعلومة الشفهية والمعلومة المكتوبة.فالمعلومة الشفهية هي التي يتم استقبالها دون أي حامـل خاص بها كالإشاعـات بينما المعلومـة المكتوبـة هي التي يكون لها حامـل خـاص بهـا مثل الأوراق، الاسطوانات…الخ.
*معلومة محددة من قبل المؤسسة :
معلومة رسمية ومعلومة غير رسمية، تشكل المعلومات الرسمية الجزء الأكبر المتداول في المؤسسة فهي محددة من قبل الإدارة وتتمتع بميزات كونها مؤرخة وتتبع قنوات أو طرق محددة سابقا، في حين المعلومة غير الرسمية معاكسة تماما للأولى فهي غير محددة وتتبع طرق غير معروفة كالإشاعات.
* إمكانية قياس المعلومة :
هناك معلومات كمية ومعلومات نوعية، إن المعلومات الكمية هي المعلومات المتعلقة بالأرقام والقيم مثل رقم الأعمال،أما المعلومات النوعية هي المعلومات التي تعتمد على المعرفة والخبرة.
* المستوى الهرمي للمؤسسة :
أين نجد معلومات تشغيلية، تكتيكية ومعلومات استراتيجيه، تتمثل المعلومات التشغيلية في المعلومات المرتبطة بالوظائف الاعتيادية والروتينية للمؤسسة مثل معلومات محاسبية، برامج الإنتاج…الخ.أما المعلومات التكتيكية أو التسيير فهي التي تهدف بالدرجة الأولى إلى التأثير على سلوك أفراد المؤسسة لجعلهم يتوافقون وأهدافها بشكل يضمن الاتصال والتنسيق بين الوحدات مثل : الإشهار، توظيف المهام والمسؤوليات. في حيـن المعلومـات الإستراتيجيـة ترتبـط بمستقبل المؤسسة والفرص التـي تتـاح لها للتطـور، وهي تلعب دورا هاما في عمليـة تكيفها مـع تغيـرات محيطها مثل دراسـة وضعيـة المنافسين، المقالات العلمية…الخ.